Тренировочный отзыв пищевой продукции: Секреты профи и Ошибки новичков!
Тренировочный отзыв продукции.
Сегодня каждый производитель пищевой продукции, который работает с федеральными торговыми сетями и применяет системы пищевой безопасности в производстве, обязан регулярно проводить тестирование системы отзыва и прослеживаемости продукции.
Многие производители проводят такое упражнение по тестовому отзыву продукции не реже одного раза в год. Зачем? Идея не нова. Даже при отсутствии серьезных проблем с продукцией никто не застрахован от:
- Проблем с безопасностью или качеством сырья, упаковки, которые могу возникать у поставщиков;
- От серьезных ошибок в маркировке, выявления фактов попадания посторонних предметов в пищевые продукты.
Достаточно вспомнить недавние случаи в серьезных корпорациях:
- Сальмонелла в Kinder Surprise
- Пластик в батончиках MARS
- Конина во фрикадельках IKEA
Производителям пришлось отзывать продукцию с рынка совершенно реально. Вернуть все небезопасные продукты из магазинов удалось только благодаря эффективной процедуре отзыва и прослеживаемости.
Тренировочный отзыв продукции – это «УЧЕБНАЯ ТРЕВОГА» !
Тренировочный отзыв покажет и производителю, и его клиентам степень готовности компании к быстрым и точным действиям в случае реальной необходимости возврата продукции с рынка для защиты конечных потребителей. Проведение отзыва – как тренировочного, так и реального – должно проходить строго по требованиям внутреннего документа предприятия – по процедуре отзыва и возврата продукции.
Тестовый отзыв: Ошибки начинающих
Несмотря на то, что число производителей, которые регулярно тестируют свои системы отзыва, за последние годы сильно выросло, многие из них в реальности оказываются совершенно не готовы к проведению фактического отзыва при возникновении такой необходимости. Причина кроется в неэффективности самого теста, в формальном отношении производителя.
Часто приходится слышать:
- «Этот тест мы делаем для внешних аудиторов.»
- «Сети придумали какой-то тренировочный отзыв – ну мы и написали, как смогли.»
Попробуем разобраться – как же провести реалистичное тестирование отзыва продукции? И в итоге избежать при этом распространенных ошибок!
Типичные ошибки, которые сделают Ваш учебный отзыв продукции непоказательным и нереалистичным:
- “Необходимое ЗЛО”! Так большинство производителей рассматривают упражнение по отзыву и прослеживаемости. И считают, что такие тренировки не имеют никакой добавленной ценности для предприятия. Как следствие – результаты тестов формальные, поверхностные. Они не позволяют выявить реальные слабые стороны в цепочке отзыва и возврата продукции. И, конечно, теряется объективность взгляда на скрытые риски компании.
- Решение о том, какой сценарий выбрать – упрощенный или более реалистичный – чаще всего принимает отдел качества предприятия. Высшее руководство, как правило, вообще не вовлечено в планирование теста.
- В большинстве случаев производитель выбирает самый простой и краткий сценарий для тестового упражнения (пересортица, ошибка в сопроводительных документах и т.п.). Тестируется только малая часть цепи прослеживания продукта, а существующие глубинные проблемы просто не выявляются.
- Как правило, большое количество сотрудников знает о том, что проводимый отзыв – учебный. Возможность подготовиться и не спеша собрать всю информацию редко предоставляется в случае реального отзыва.
Учебный отзыв продукции: секреты профи!
Секрет первый – реалистичный сценарий тестового отзыва.
Слишком часто компании в целях экономии времени выбирают самый простой и поверхностный сценарий отзыва:
Возврат из собственного склада, от своего розничного магазина или что-то подобное.
Для адекватной проверки процедуры отзыва компания сама может выбрать любой сценарий возможной реальной ситуации, которую она хочет протестировать. От этого будет зависеть и «глубина» предстоящего теста.
Например, при сценарии «ошибка в маркировке». Некорректная дата выработки, ошибка в сопроводительных документах, нечитаемость штрих-кода и др. Ваш тест будет сосредоточен непосредственно на возврате и определении действий с возвращенной партией. Оценка, направление на переупаковку, промпереработку или списание и утилизацию или другое.
Но если Вы выбираете сценарий «несоответствие использованного сырья» (например, регион поставки сырья признан надзорными органами неблагополучным по аспектам безопасности), то прежде чем возвращать какую-либо партию товара, Вам необходимо провести полный тест прослеживаемости в направлении от сырья к готовой продукции. К виртуальному отзыву можно будет приступить только тогда, когда Вы установите, в каких продуктах и в каких конкретно партиях было использовано искомое сырье.
Помните!
Хороший реалистичный сценарий отзыва всегда основан на реальных рисках, связанных с работой компании и выпускаемой продукцией.
Попробуйте проанализировать собственные возвраты. Также проанализируйте случаи, произошедшие за последний год в вашей отрасли среди отечественных и зарубежных производителей. Оцените имеющиеся жалобы клиентов. Также оцените высоко рисковые сырьевые компоненты (из потенциально неблагополучных регионов, подверженные массовой фальсификации.
Секрет второй – достаточная глубина теста.
Всегда отрабатывайте учебный отзыв в двух направлениях:
От продукта к сырью и обратно – к готовым продуктам!
В ходе теста старайтесь проанализировать худший вариант событий.
Подумайте, какой ингредиент вы используете в небольших количествах, но практически по всех видах производимой продукции?
Такой вопрос сразу наведет вас на ключевые точки производственного процесса и цепи поставки.
Выбирая конечный продукт в потребительской упаковке в качестве отправной точки, двигаясь назад к сырью и материалам.
Расследуя использование этих партий сырья в других видах и партиях продукции, предприятие сможет получить реалистичную картину истинных рисков, с которыми придется столкнуться в случае реального отзыва.
Секрет третий – прослеживаемость должна быть восстановлена как можно скорее!
Тест прослеживаемости не может заменить тестовый отзыв. Отзыв намного шире, чем просто проверка связей готового продукта и партий сырья. Однако прослеживаемость – это важная часть любого отзыва! В том числе и масс-баланс, который будет необходим для понимания количества выпущенной, отгруженной и отозванной продукции.
Однако,
Часто приходится сталкиваться с тем, что производители как будто живут в далеком прошлом. Оповещение вовлеченных сторон откладывается до последнего или не производится вовсе. В сегодняшнем динамичном мире, с инструментами и технологиями, доступными каждому, клиенты и органы ожидают от производителей максимально оперативного информирования в кратчайшие сроки. Некоторые клиенты устанавливают для своих поставщиков максимальные сроки отзыва. В рамках этих сроков должна быть собрана информация по искомой партии и оповещены участники цепи поставок. Для поставщиков крупных ресторанов и ритейлеров срок может быть в пределах 1 -2 часов.
При возникновении проблем у одного из участников цепи поставок, скорость реагирования – это все!
Только принимая решение молниеносно информировать клиента или запросить информацию у поставщика, производитель может спасти свою компанию от публичного скандала и провести отзыв продукции с рынка спокойно и четко.
В процессе отзыва – учебного или реального – команда должна действовать слаженно и быстро, собирая всю необходимую информацию и оперативно принимая непростые решения.
Во время настоящего отзыва все остальные задачи отойдут на второй план и Ваша команда сфокусируется на отзыве проблемной партии.
Постарайтесь сделать то же самое и при организации тестового отзыва. Фиксируйте время, которое Вы затратили (на сбор информации, обратное прослеживание, получение обратной связи от клиентов, дистрибьюторов, логистов и т.д.) и улучшайте свой результат!
Секрет четвертый – внимание к деталям
Убедитесь, что число сотрудников, знающих, что это – тренировочный отзыв, минимально. Старайтесь выбрать для теста день, когда часть ответственных менеджеров может быть в ограниченном доступе. Такими днями могут быть выходные дни, командировка, отпуск и т.д.
В ходе учебного отзыва не пренебрегайте тестированием контактных данных. Используйте контакты как своих ответственных сотрудников, так и представителей клиентов и поставщиков.
ВАЖНО!
Не забывайте указывать: «ЭТО УЧЕБНЫЙ ОТЗЫВ»! Указывайте это во всех письмах и сообщениях, которые будут рассылаться в процессе тренировки.
По итогам тренировочного отзыва.
Заполняйте результирующий отчет или сводный протокол с указанием:
- Всех деталей выполненного теста;
- Затраченного времени;
- Выявленных слабых сторон и возможностей для улучшения.
К такому отчету можно приложить:
- Копии электронных писем;
- Накладные;
- Журналы и другие записей, которые Вы использовали в ходе отзыва.
Записи станут объективным свидетельством проводимых тренировок. Они помогут собрать статистику по развитию Вашей внутренней системы отзыва продукции.
В реальности возвраты и отзыв случаются в самое неподходящее время. Поэтому не тестируйте свою систему в идеальных условиях! Только проводя тренировки максимально приближенные к реальным условиям, Вы добьетесь ожидаемого эффекта и сможете улучшить мероприятия по управлению рисками в Вашей компании.
Полезная статья? Сохраняйте в закладки и поддержите нас лайком )
