Программа тренинга

• Освоение правил организации системы документооборота на предприятиях любой отрасли промышленности
• Изучение современных подходов к управлению документами
• Изучение современных методов ведения записей
• Изучение особенностей организации электронных систем документооборота
• Обсуждение ошибок при создании комбинированных электронно-бумажных систем документооборота
• Изучение основ валидации электронных систем документооборота

I. Введение. Что такое документы и записи? Роль документации в работе систем менеджмента.

II. Понятия «документ», «документация», «записи», «документированная информация» и т.д. Различия в подходах в разных стандартах (ISO 22000, ISO 9001, GMP и др.)

III. Структура системы документооборота предприятий
- Документы внешнего и внутренне го происхождения
- Виды внутренних документов (политика, руководство по качеству, стандарты, процедуры, инструкции и т.д.)
- Место записей в структуре документооборота
- Взаимосвязь и взаимодействие документов разных уровней

IV. Три подхода к организации системы документооборота: создание полностью «бумажных» систем документооборота, полностью «электронных» и «комбинированных».
Плюсы, минусы, подводные камни.

V. Управление документами внешнего происхождения
- Источники получения актуальных документов внешнего происхождения
- Подходы к организации системы управления документами внешнего происхождения на предприятии
- Система рассылки документов внешнего происхождения на предприятии

VI. Управление внутренними документами, оформленными на бумажных носителях
- Порядок разработки и оформления документов разных уровней. Типовые ошибки при оформлении документов.

- Особенности порядка согласования и утверждения документов разных уровней
- Подходы к кодированию документов
- Система рассылки документов
- Система актуализации документов
- Порядок изъятия и уничтожения документов, ведение архива

VII. Управление записями на бумажных носителях
- Заполняемые формы (шаблоны записей): особенности управления
- Правила ведения записей на бумажных носителях
- Правила архивирования и утилизации записей

VIII. Управление документами и записями при выборе электронного типа системы документооборота
- Структура системы электронного документооборота
- Виды систем электронного документооборота
- Внедрение системы электронного документооборота
- Особенности выполнения этапов жизненного цикла электронных документов
- Правила ведения записей в электронном виде

IX. Валидация электронных систем документооборота